Arrangering av lagmøter er en tøff oppgave, spesielt når arrangøren finner det ikke noe bra når alle kan møtes. Problemet kan imidlertid minimeres i en grad via Outlook nylig utrullet funksjon kalt Foreslå ny tid. Brukere som kjører Desktop-versjoner av Microsoft Outlook, kan være kjent med denne funksjonen. Det er en funksjon som lar deltakerne sjekke når alle, inkludert seg selv, er gratis, slik at et møte kan ordnes enkelt og uten mye trøbbel av arrangøren.
Alle deltakerne må gjøre, er høflig nektet den foreslåtte tiden for møte og foreslå annen passende tid for møteorganisatoren å vurdere. Arrangøren kan da godta det beste nye tidsforslaget og raskt omplanere møtet.
Hvordan foreslå New Time-funksjonen fungerer i Outlook
Først sender en møte arrangør en forespørsel til alle deltakerne. Ved mottak av møteforespørselen kan tatendees finne forskjellige alternativer (Tentative, Decline og Suggest New Time) oppført sammen med vanlig 'Godta' -knappen under 'Mail' -delen.
Hvis det er konflikt over den foreslåtte tiden for møtet. En deltager kan ganske enkelt klikke på knappen Forslag ny tid på invitasjonen eller på kalenderen hendelsen selv.
- Godta og foreslå ny tid
- Tentative og foreslå ny tid
- Avvis og foreslå ny tid.
Når du har valgt en av de tre alternativene for forslag til ny tid, åpnes en strømlinjeformet visning av planleggingsassistenten.
Når en ny timing er valgt for møtet, kan en arrangør sende en oppdatert invitasjon til alle deltakere.
Kilde.